Posted by Banyak yang bertanya apakah pada Zimbra ada fitur recall/replace seperti pada Microsoft Exchange atau Microsoft 365. Jujur, saya sendiri belum pernah menggunakan Microsoft Exchange. Jika sekedar instalasi, mungkin pernah. Itu juga team lain di Excellent yang melakukan. Hanya sebatas untuk testing migrasi dari Exchange ke Zimbra menggunakan Tools Exchange to Zimbra Migration.
Saya mencari di internet seperti apa fitur tersebut dan mendapatkan informasinya dari link berikut : Recall or replace an email message that you sent.
With message recall, a message that you sent is retrieved from the mailboxes of the recipients who haven’t yet opened it. You can also substitute a replacement message. For example, if you forgot to include an attachment, you can try to retract the message, and then send a replacement message that has the attachment.
Message recall is available after you click Send and is available only if both you and the recipient have a Microsoft 365 or Microsoft Exchange email account in the same organization.
Dari kutipan diatas, muncul beberapa pertanyaan di benak saya :
- Jika email ditujuan sudah dibuka, apakah email tersebut masih bisa di recall? karena ada keterangan “who haven’t yet opened it”
- Apakah email yang dapat di recall hanya kiriman untuk sesama domain/internal? karena ada keterangan “in the same organization”. Asumsi saya, “in the same organization” adalah server internal. Jika iya, berarti fitur recall tidak berfungsi untuk kiriman ke domain lain. Meskipun domain tujuan juga menggunakan Microsoft Exchange/O365
Jika ada pembaca yang pernah menggunakan Microsoft Exchange/O365 dan menggunakan fitur tersebut, mohon ketersediaannya untuk menjawab pertanyaan saya pada kolom komentar dibawah 🙂 . Saya pribadi masih awam dengan Microsoft Exchange 🙂
Pengetahuan saya terkait fitur recall saat ini adalah mendelete email yang terlanjur terkirim pada user yang tidak diinginkan. Beberapa tips dibawah ini bisa dijadikan sebagai alternatif fitur recall pada Zimbra
# Undo Zimlet
Bagi pengguna webmail Zimbra, bisa menggunakan Undo Zimlet. Zimlet ini berfungsi menunda beberapa detik email yang dikirimkan. Saat ini, maksimum penundaan email yang dikirimkan adalah 30 detik. Zimlet tersebut dapat di download pada link berikut : https://zimbra.org/extend/items/view/undo-send-zimlet—delays-email-send-upto-30-seconds
Dengan zimlet tersebut, user masih bisa melakukan review email yang sudah di klik tombol send nya. Jika ada yang kurang tepat, user bisa membatalkan kirimannya.
Zimlet tersebut hanya berfungsi bagi pengguna webmail. Jika menggunakan email klien untuk mengirimkan email, maka email langsung dikirimkan tanpa ada penundaan/delay.
# Delete email via bash script
Jika kiriman email ditujukan pada user internal dan emailnya sudah terkirim, administrator email dapat menghapus email tersebut menggunakan script. Silakan lihat panduannya pada link berikut : Tips Menghapus Pesan Secara Massal pada Zimbra. Script tersebut juga dapat digunakan untuk menghapus email spam dari luar yang diterima oleh semua user.
# Delete email via perl script (zmsearchndelete)
Script ini memiliki fungsi yang sama dengan bash script diatas. Namun dari segi performance, script ini lebih baik dibandingkan dengan bash script diatas. Selain itu, script ini saya dapatkan dari Github Zimbra. Silakan lihat panduannya pada link berikut : Menghapus Pesan Email pada Zimbra via Command Line.
Sayangnya, kedua script tersebut harus dijalankan via CLI oleh Administrator Zimbra. User yang hendak melakukan penghapusan email, harus menghubungi Administrator Zimbra untuk dilakukan tindakan lebih lanjut.
# Display Full Name and Address
Tindakan pencegahan yang lainnya adalah dengan menampilkan display name dan alamat emailnya. Secara default, user yang menggunakan webmail Zimbra hanya akan menampilkan “Display Name” nya ketika mengirim atau menerima email. Dengan menampilkan “Display name dan Address nya”, maka user dapat lebih berhati-hati sebelum mengirimkan email. Pada Zimbra versi terbaru, menampilkan display name dan alamat emailnya sudah aktif secara default. Jika belum aktif, silakan login pada webmail | Preferences | General | Other Settings | Email Addresses. Hilangkan tanda centang pada bagian “Display names in place of email addresses when available”.
Berikut contohnya. User dapat melihat Display Name “User Example” dan alamat emailnya “<user@example.com>”.
Silakan dicoba dan semoga bermanfaat 🙂