Lolos dari Pemeriksaan

Pada tanggal 21 Mei 2018 kemarin, saya dan Team Excellent melakukan migrasi dan upgrade sistem email server salah satu klien existing didaerah Bandung. Alhamdulillah proses migrasi dan upgrade nya berjalan dengan lancar meskipun ada beberapa kendala. Salah satunya adalah lolosnya pemeriksaan alias account yang tidak sesuai. Dan hal tersebut menjadi salah satu kendala yang cukup crucial.

Hari Senin itu, saya dan Team Excellent yang lain berangkat ke Bandung via Kereta Api kurang lebih jam 09:17 dari stasiun Bekasi menuju stasiun akhir Bandung. Sesampainya di Bandung, kami langsung menuju ke kantor klien yang jaraknya cukup dekat. Pembahasan yang dilakukan perihal rundown migrasi dan switching email server yang akan dilakukan nanti malam sekitar jam 21:00 hingga 4 jam kedepan. Waktu yang diberikan untuk switching ini selama 4 jam dari pihak klien. Pembahasan rundown selesai dilakukan dan kami yakin proses migrasi dan switching ini akan berjalan dengan lancar, mulus dan sesuai dengan harapan dan ke “PD” an saya dan Team.

Karena proses switching dilakukan nanti malam, kami pamit untuk istirahat di hotel untuk persiapan tempur nanti malam. Tidak lupa, saya dan team membeli beberapa makanan dan minuman untuk berbuka nanti di hotel. Rencana awal, selesai berbuka, saya dan team akan melaksanakan Sholat Isya berjamaah dan sholat sunnah tarawih di mesjid klien. Meskipun akhirnya rencana tersebut meleset dan tidak jadi dilakukan. Mungkin karena efek “kenyang” setelah berbuka puasa 😀 . Yasudah, saya sholat Isya dan tarawih di hotel.

Kurang lebih jam 20:30, saya dan team berangkat ke kantor klien untuk siap-siap melakukan switching. Jam pada laptop/HP menunjukkan pukul 21:00. Saya dan team langsung melakukan proses switching sesuai dengan rundown yang sudah disiapkan dan disesuaikan proses urutannya. Proses switching selesai dan masuk pada tahapan pengetesan pasca switching. Pengetesan dilakukan mulai dari akses webmail, kirim terima email sesama domain ataupun dari luar domain, akses dari email klien ataupun gadget. Pada saat proses pengecekan itulah ditemukan beberapa kendala. Kendala disisi akses DNS yang masih mengarah ke email server lama dan kendala ketika mengirimkan email pada alias account yang dianggap tidak ada oleh server. Justru alias account inilah yang digunakan oleh user untuk berkirim/terima email. Bukan account utama yang menggunakan NIP.

Disaat seperti itulah biasanya otak berfikir “lebih keras” untuk menemukan solusi yang tepat dan cepat. Solusi pertama coba dilakukan, namun proses yang dibutuhkan cukup lama. Dan waktu masih terus berjalan mendekati batas maksimal yang telah ditentukan. Solusi yang kedua coba diterapkan pada salah satu account dan berhasil. Solusi yang kedua ini dirasa tepat dan membutuhkan waktu yang sedikit dibandingkan dengan solusi yang pertama. Langsung saja solusi ini diaplikasikan pada semua account. Kendala pengiriman email pada alias account terselesaikan. Alhamdulillah.

Solusi-solusi diatas saya dan team dapatkan dari pengalaman dengan kasus yang hampir sama dan tidak mirip 😀 . Namun pendekatan penyelesaian yang sama, dapat digunakan sebagai solusi terhadap issue alias account ini. Maka tidak heran jika pengalaman menjadi salah satu guru terbaik. Kenapa issue ini bisa terjadi, salah satu penyebabnya adalah konversi nama domain. Proses export yang dilakukan pada server lama (termasuk attribute) akan diimport pada server baru apa adanya. Salah satu attribute nya adalah isian alias account yang “as is atau apa adanya” dari server lama.

Jauh hari sebelum switching dilakukan, Excellent memberikan form UAT ke klien perihal pengetesan apa saja yang harus dilakukan sebelum switching. Dari list pengecekan UAT, didapatkan hasil yang sudah sesuai dan server baru dapat digunakan menjadi server utama (proses switch). Kenapa setelah diswitching pengiriman email pada alias account menjadi issue? setelah pengecekan dilakukan, sample yang digunakan ketika UAT, alias account yang digunakan sudah mengarah pada domain utama, bukan domain yang menjadi alias domain utama di server baru. Dan dari server yang lama posisinya sudah seperti itu 😀 . Kira-kira seperti itulah kondisinya. Alhasil alias account tidak bisa dikirimkan email dan email bouncing ke pengirim. Itulah salah satu item yang “lolos dari pemeriksaan” ulang 🙂

Selain UAT, jauh hari sebelum switching, saya juga rutin melakukan pengecekan dan validasi rundown yang telah dibuat. Jika ada yang kurang, segera ditambahkan dan jika posisinya tidak sesuai, langsung disesuaikan. Hampir setiap hari saya lakukan cek ulang. Dicek lagi ketika hari H perjalanan ke Bandung. Dicek lagi ketika diskusi sebelum switching. Dicek lagi setelah berbuka puasa. Namun tetap saja masih lolos dari pemeriksaan 🙂 . Ya, saya sudah berusaha melakukan yang terbaik. Namun jika masih lolos, mau diapakan lagi?

Mungkin sudah menjadi takdir agar hal tersebut terjadi dan menjadi pembelajaran buat saya agar lebih teliti dan lebih baik lagi 🙂