Membuat Folder dan Filter untuk Email Archiving

Posted by

Pada tulisan sebelumnya kita sudah dapat membuat setiap pengiriman email agar diarchive dan penerimaan email agar diarchive juga. Proses archiving pengiriman email dapat dilakukan dengan auto bcc by sender dan proses archiving penerimaan email dapat dilakukan dengan auto bcc by recipient yang sudah dijelaskan pada artikel sebelumnya.

Semua email yang dikirim dan diterima oleh account penampung archive, akan masuk pada folder Inbox. Hal ini menyebabkan email yang dikirim dan email yang diterima akan menjadi satu dan bercampur. Tentu saja ini akan menyulitkan untuk keperluan pencarian dan tidak teratur/tersusun.

Agar email-email yang diarchive di sortir/filter, kita dapat membuat folder dan memfilter setiap email archive sesuai dengan tipe-nya. Misalnya jika email yang terkirim akan difilter pada folder Archive Email Terkirim dan email yang diterima akan difilter pada folder Archive Email Diterima.

Untuk membuat folder dan filter ini, kita dapat masuk pada account archive dan membuat kedua folder tersebut. Misalnya account archive user1@imanudin.net adalah user1@imanudin.archive. Maka, kita harus membuat folder dan filter tersebut pada account user1@imanudin.archive melalui Webmail Zimbra.

image from : http://home.lps.org/training/2014/04/04/inbox-filters/
image from : http://home.lps.org/training/2014/04/04/inbox-filters/

Untuk pembuatan filter via webmail, dapat mengikuti panduan pada artikel berikut : http://afandi.web.id/?p=29. Namun, untuk pembuatan folder dan filter via webmail ini, kita harus masuk terlebih dahulu pada setiap account archive. Untuk mempermudah dan tidak perlu masuk satu persatu pada account archive, kita dapat menggunakan command line untuk membut folder dan filter tersebut.

Adapun perintah yang berhubungan dengan pembuatan folder di Zimbra, dapat dicek melalui help folder Zimbra (zmprov help folder).  Untuk perintah yang berhubungan dengan filter di Zimbra dapat dicek melalui help filter Zimbra (zmprov help filter).

Berikut adalah contoh pembuatan folder dan filter pada Zimbra via Command Line. Jalankan perintah berikut sebagai user Zimbra

# Folder

zmmailbox -z -m user1@imanudin.archive cf -c red "/Archive Email Terkirim"

Perintah diatas akan membuat folder pada user1@imanudin.archive dengan nama folder Archive Email Terkirim dan diberi warna merah (red).

zmmailbox -z -m user1@imanudin.archive cf -c blue "/Archive Email Diterima"

Perintah diatas akan membuat folder pada user1@imanudin.archive dengan nama folder Archive Email Diterima dan diberi warna biru (blue).

# Filter

zmmailbox -z -m user1@imanudin.archive afrl "Filter Archive Email Terkirim" active any address "from" all contains "user1@imanudin.net" fileinto "Archive Email Terkirim" stop

Perintah diatas akan membuat filter pada user1@imanudin.archive dengan nama Filter Archive Email Terkirim dengan rule setiap pengiriman email dari user1@imanudin.net akan dipindahkan pada folder Archive Email Terkirim

zmmailbox -z -m user1@imanudin.archive afrl "Filter Archive Email Diterima" active any address "to,cc" all contains "user1@imanudin.net" fileinto "Archive Email Diterima" stop

Perintah diatas akan membuat filter pada user1@imanudin.archive dengan nama Filter Archive Email Diterima dengan rule setiap pengiriman email ke atau cc (to, cc) user1@imanudin.net akan dipindahkan pada folder Archive Email Diterima.

Dengan contoh pembuatan folder dan filter diatas, email yang dikirim dan diterima sudah disusun rapi sesuai dengan bagiannya (sender & receipt). Tentu saja contoh perintah diatas juga harus dilakukan pada setiap account archive. Untuk mempermudah proses pembuatan folder dan filter tersebut, kita dapat membuat script sederhana dengan parameter pembuatan folder dan filter diatas.

Buatlah sebuah script dengan nama folder-filter pada folder /srv/

vi /srv/folder-filter

Isi dengan isian berikut :

# !/bin/bash
# $1 = User Archive
# $2 = User Utama
# How to use : ./folder-filter user-archive user-utama
# Example :
# ./folder-filter user1@imanudin.archive user1@imanudin.net

zmmailbox -z -m $1 cf -c red "/Archive Email Diterima"
zmmailbox -z -m $1 cf -c blue "/Archive Email Terkirim"
zmmailbox -z -m $1 afrl "Filter Archive Email Diterima" active any address "to,cc" all contains "$2" fileinto "Archive Email Diterima" stop
zmmailbox -z -m $1 afrl "Filter Archive Email Terkirim" active any address "from" all contains "$2" fileinto "Archive Email Terkirim" stop

Simpan dan berikan hak akses eksekusi pada file tersebut

chmod +x /srv/folder-filter

Untuk penggunaan script tersebut, berikut adalah contohnya

Masuk sebagai user Zimbra dan jalankan perintah berikut :

/srv/folder-filter user-archive user-utama

Contoh

/srv/folder-filter user1@imanudin.archive user1@imanudin.net

Perintah pada script tersebut diatas akan otomatis membuat folder dan filter sesuai dengan contoh pembuatan folder dan filter diatas. Silakan coba cek pada user archive apakah folder dan filter tersebut sudah otomatis terbuat.

Catatan :

Untuk penggunaan script diatas, jangan sampai tertukar antara email archive dengan email utama. Jika perintah diatas seperti ini /srv/folder-filter user1@imanudin.net user1@imanudin.archive, maka pada user1@imanudin.net akan terbuat folder dan filter. Sedangkan user1@imanudin.net ini adalah email utama, bukan email archive.

Silakan dicoba dan semoga bermanfaat 😀

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *